Кейс по комплексной автоматизации ЮЗЭДО на базе LegalDoc представлен на конференции «Юридически значимый документооборот 2017»

27 Февраля 2017

14 февраля исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев принял участие в конференции «Юридически значимый документооборот 2017». Он представил кейс по комплексной автоматизации процессов ЮЗЭДО в компании «КуйбышевАзот». Проект, основанный на внедрении системы LegalDoc, вызвал большой интерес участников.

Конференция «Юридически значимый документооборот 2017» организована ИТ-еженедельником PC Week для обсуждения актуальных вопросов и технологий внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) и решений по передаче фискальных данных (ФД). Участие в ней приняли руководители подразделений ФНС России, эксперты в области корпоративного управления, финансов и поставщики ИТ-решений. Исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев рассказал участникам о проекте комплексной автоматизации процессов юридически значимого электронного документооборота на промышленном предприятии «КуйбышевАзот».

Компании «КуйбышевАзот» требовалось увеличить скорость обработки документов первичного учета, обеспечить быстрое внутреннее согласование и подписание документов, а также ускорить процедуру формирования комплектов документов для ответа на внутренние и внешние запросы. При этом, для конечного пользователя решение должно было выглядеть как стандартные интерфейсы системы Oracle E-Business Suite, с которой работают сотрудники компании.

Специалисты ГК EleWise реализовали проект на базе трех ИТ-решений:

  • Oracle e-Business Suite продолжает использоваться как основная ERP-система.

  • Система ELMA BPM внедрена для моделирования и мониторинга исполнения маршрутов движения документов.

  • Решение LegalDoc интегрировано с ELMA и OeBS для автоматизации процессов юридически значимого документооборота.

По итогам проекта в компании были полностью автоматизированы процессы формирования актов выполненных работ, актов сверки и типовых договоров. Реализованы функции массового формирования документов, а также процессы назначения задач по документу определенным исполнителям. Ожидается снижение трудоемкости обработки входящих и исходящих документов на 30% и 50%.

Участники конференции активно обсуждали представленный кейс. Вот некоторые вопросы слушателей, на которые ответил спикер:

  • Какой максимальный эффект может дать ЭДО?

    Антон Беренцев: «Конечно это мгновенная передача документа. Это очевидно. А LegalDoc делает следующий шаг, автоматизируя обработку электронного документа везде, где это возможно. Автоматически формируются исходящие документы, контролируется их прохождение по внутренним процессам. Наряду с этим, LegalDoc автоматически формирует поступление на основе входящего документа. Естественно, решения по документам принимают люди. Задача LegalDoc – предоставить им больше времени для анализа операций с точки зрения бизнеса».

  • Какие функции удалось передать в мобильное приложение?

    Антон Беренцев: «Мы проектировали мобильное приложение LD.Mobile с возможностью выполнять все стандартные операции: просматривать документы, согласовывать и отклонять. Также мы интегрировали функцию подписания усиленной ЭЦП, что делает документ и подпись юридически значимыми.

    Пользователи могут работать на iOS и Android. Причем все операции доступны в офлайн режиме. Это дает возможность включить работу с электронным документом там, где ранее было невозможно: самолет и поезд, удаленные подразделения, цеха. Уверен, что это даст дополнительный стимул к переходу на юридически значимый ЭДО».

  • Как построен процесс ответа по требованиям ФНС?

    Антон Беренцев: «В LegalDoc встроена возможность автоматического формирования описи в соответствии с действующими приказами ФНС. При выгрузке можно выбрать контрагента, период и тип документа, который нужно приложить. Также мы добавили возможность одновременно с электронными документами и подписями выгружать графический образ документа, который является копией оригинала в XML-формате. Это позволило значительно облегчить труд по предоставлению документов не только в ФНС, но и по запросам судов, аудиторов и других лиц.

    Сейчас мы прорабатываем следующий шаг и автоматизируем обработку требований ФНС о предоставлении документов. LegalDoc автоматически обрабатывает требование, готовит необходимый пакет документов и предлагает человеку его согласовать. Конечно, мы оставляем последнее слово за человеком, ну а рутину – ее сделает LegalDoc».

Активное обсуждение реальных кейсов из практики внедрения ЭДО говорит о большом интересе к технологиям автоматизации юридически значимого документооборота. Благодаря таким конференциям, как прошедшее мероприятие от PC Week, представители государственных и коммерческих организаций могут подробнее узнать об уже реализованных проектах, озвучить свои опасения и задать вопросы. Все это обеспечивает успешную реализацию новых проектов по автоматизации ЭДО в будущем.


Возврат к списку