Кейс по комплексной автоматизации ЮЗЭДО на базе LegalDoc представлен на конференции «Юридически значимый документооборот 2017»
14 февраля исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев принял участие в конференции «Юридически значимый документооборот 2017». Он представил кейс по комплексной автоматизации процессов ЮЗЭДО в компании «КуйбышевАзот». Проект, основанный на внедрении системы LegalDoc, вызвал большой интерес участников.
Компании «КуйбышевАзот» требовалось увеличить скорость обработки документов первичного учета, обеспечить быстрое внутреннее согласование и подписание документов, а также ускорить процедуру формирования комплектов документов для ответа на внутренние и внешние запросы. При этом, для конечного пользователя решение должно было выглядеть как стандартные интерфейсы системы Oracle E-Business Suite, с которой работают сотрудники компании.
Специалисты ГК EleWise реализовали проект на базе трех ИТ-решений:
-
Oracle e-Business Suite продолжает использоваться как основная ERP-система.
-
Система ELMA BPM внедрена для моделирования и мониторинга исполнения маршрутов движения документов.
-
Решение LegalDoc интегрировано с ELMA и OeBS для автоматизации процессов юридически значимого документооборота.
По итогам проекта в компании были полностью автоматизированы процессы формирования актов выполненных работ, актов сверки и типовых договоров. Реализованы функции массового формирования документов, а также процессы назначения задач по документу определенным исполнителям. Ожидается снижение трудоемкости обработки входящих и исходящих документов на 30% и 50%.
Участники конференции активно обсуждали представленный кейс. Вот некоторые вопросы слушателей, на которые ответил спикер:
-
Какой максимальный эффект может дать ЭДО?
Антон Беренцев: «Конечно это мгновенная передача документа. Это очевидно. А LegalDoc делает следующий шаг, автоматизируя обработку электронного документа везде, где это возможно. Автоматически формируются исходящие документы, контролируется их прохождение по внутренним процессам. Наряду с этим, LegalDoc автоматически формирует поступление на основе входящего документа. Естественно, решения по документам принимают люди. Задача LegalDoc – предоставить им больше времени для анализа операций с точки зрения бизнеса».
-
Какие функции удалось передать в мобильное приложение?
Антон Беренцев: «Мы проектировали мобильное приложение LD.Mobile с возможностью выполнять все стандартные операции: просматривать документы, согласовывать и отклонять. Также мы интегрировали функцию подписания усиленной ЭЦП, что делает документ и подпись юридически значимыми.
Пользователи могут работать на iOS и Android. Причем все операции доступны в офлайн режиме. Это дает возможность включить работу с электронным документом там, где ранее было невозможно: самолет и поезд, удаленные подразделения, цеха. Уверен, что это даст дополнительный стимул к переходу на юридически значимый ЭДО».
-
Как построен процесс ответа по требованиям ФНС?
Антон Беренцев: «В LegalDoc встроена возможность автоматического формирования описи в соответствии с действующими приказами ФНС. При выгрузке можно выбрать контрагента, период и тип документа, который нужно приложить. Также мы добавили возможность одновременно с электронными документами и подписями выгружать графический образ документа, который является копией оригинала в XML-формате. Это позволило значительно облегчить труд по предоставлению документов не только в ФНС, но и по запросам судов, аудиторов и других лиц.
Сейчас мы прорабатываем следующий шаг и автоматизируем обработку требований ФНС о предоставлении документов. LegalDoc автоматически обрабатывает требование, готовит необходимый пакет документов и предлагает человеку его согласовать. Конечно, мы оставляем последнее слово за человеком, ну а рутину – ее сделает LegalDoc».
Активное обсуждение реальных кейсов из практики внедрения ЭДО говорит о большом интересе к технологиям автоматизации юридически значимого документооборота. Благодаря таким конференциям, как прошедшее мероприятие от PC Week, представители государственных и коммерческих организаций могут подробнее узнать об уже реализованных проектах, озвучить свои опасения и задать вопросы. Все это обеспечивает успешную реализацию новых проектов по автоматизации ЭДО в будущем.